Acquisition d’une solution infonuagique pour la gestion des horaires

Mise en contexte Présentation du CISSSCA Le Centre intégré de santé et de services sociaux de Chaudière Appalaches (CISSSCA) dessert un vaste territoire composé de milieux urbains, semi-urbains et ruraux, et doit assurer une offre de soins continue et accessible à une population répartie sur plusieurs installations. L’offre de service médical comporte plus de 30 spécialités différentes fonctionnant en synergie et en collaboration interprofessionnelle afin d’assurer l’accès à des services de qualité, en temps opportun et dans les meilleurs délais, pour l’ensemble de la population desservie sur notre territoire. Dans ce contexte, la planification et la gestion efficaces des horaires des médecins constituent un enjeu majeur afin de garantir la qualité, la sécurité et la disponibilité des services. Pour assurer cette sécurité, la plateforme proposée doit être robuste, conviviale et adaptée à la réalité complexe des horaires des membres d’un conseil des médecins, dentistes, pharmaciens et sages-femmes (CMDPSF). Le CISSS de Chaudière-Appalaches regroupe près d’une centaine d’installations réparties dans 136 municipalités dont les villes de Lévis, Saint-Georges, Lac-Etchemin, Sainte-Marie, Montmagny et Thetford Mines. Le CISSS de Chaudière-Appalaches, c'est : • 5 hôpitaux; • 28 centres d’hébergement de soins de longue durée (CHSLD) et 5 CHSLD privés conventionnés; • 3 Maisons des aînés et alternative; • 23 CLSC; • 1 maison de naissance; • 2 groupes de médecine de famille universitaire (GMF-U); • Près d’une cinquantaine d’installations adaptées à des besoins spécifiques : services spécialisés en jeunesse, déficience intellectuelle et troubles du spectre de l’autisme, déficience physique, dépendance et services pour aînés; • 5 points de service locaux. Notre équipe intervient également à domicile, en milieu scolaire et dans les groupes de médecine de famille. Nous profitons de l’expertise de plus de 14 000 employés et de plus de 1000 médecins, dentistes, pharmaciens, sage-femmes et résidents en médecine. Description du projet La gestion des horaires médicaux au sein du CISSSCA implique une coordination complexe entre divers secteurs cliniques, spécialités médicales, installations et équipes. Elle doit tenir compte de nombreux paramètres, notamment les exigences propres aux milieux hospitaliers et ambulatoires, les règles encadrant les pratiques médicales, les ententes particulières avec les médecins, la variabilité des besoins de soins, ainsi que la nécessité de s’adapter rapidement aux imprévus (absences, fluctuations de la demande, situations d’urgence, etc.). Afin de répondre à ce besoin, le CISSSCA souhaite se doter d’une solution performante et intégrée. Le présent appel d’offres vise donc à sélectionner un fournisseur capable de fournir une solution infonuagique permettant : • une planification optimale, cohérente et équitable de la couverture médicale ; • une automatisation accrue des processus de création, de modification et de diffusion des horaires ; • une coordination améliorée entre les différentes installations et directions cliniques ; • un accès simple et rapide pour les médecins et les gestionnaires ; • une réduction significative du temps administratif consacré à la production, à la mise à jour et au suivi des horaires ; • une meilleure capacité d’adaptation aux réalités opérationnelles du CISSSCA. Cette démarche s’inscrit dans la volonté du CISSS de Chaudière Appalaches d’améliorer l’efficacité organisationnelle, d’harmoniser ses pratiques, d’optimiser l’utilisation de ses ressources médicales et d’offrir une expérience utilisateur moderne, tout en soutenant la mission de fournir des soins de qualité à l’ensemble de la population du territoire. À cet effet, elle doit également permettre au personnel soignant et administratif (téléphonistes, agentes des cliniques externes, etc.) d’accéder rapidement aux informations pertinentes, de repérer facilement le médecin, dentiste, pharmacien ou sage-femme recherché et, au besoin, d’entrer rapidement en communication avec lui, afin de réduire au maximum les risques d’erreur. Dans cette perspective, il est requis que le soumissionnaire possède une expérience démontrée dans la gestion complexe des horaires des membres du CMDPSF. Ces professionnels peuvent être appelés à assumer de multiples tâches, parfois simultanément ou en parallèle, avec ou sans chevauchement, ce qui rend les situations, les systèmes ou la résolution des problématiques d’horaires difficiles à analyser, à comprendre, à gérer ou à prévoir. Le soumissionnaire doit donc être en mesure de démontrer qu’il a déjà implanté sa plateforme et que celle-ci est actuellement fonctionnelle au sein d’un organisme de santé et de services sociaux comptant plus de 500 médecins utilisateurs. Afin d’assurer une gestion rigoureuse des coûts et des dépenses, le CISSS de Chaudière‑Appalaches accorde une grande importance au respect des orientations organisationnelles et gouvernementales. Dans cette perspective, le CISSS doit conserver l’autorité exclusive sur la gestion des droits d’utilisation de la plateforme et se réserve le droit de gérer le nombre de licences selon ses besoins. Cette responsabilité inclut, au besoin et dans des situations administratives exceptionnelles, l’utilisation de comptes génériques afin de garantir la continuité des services."