Technical Installation Services for CBC/Radio-Canada

***la version française suit** PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES. CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Supply Arrangements (“RFSA) for Technical Installation Services for the CBC/Radio-Canada English and French Networks. An Agreement resulting from this RFSA shall be for three (3) years 1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES: CBC/Radio-Canada has on-demand requirements for TECHNICAL INSTALLATION SERVICES and wishes to put in place Master Services Agreements with Industry to provide for a variety of services and related deliverables as and-when-requested. The Services required under this RFSA are for Suppliers to provide competent and qualified Technical Installation persons as required to perform the Services for the provision of Technical Installation for the CBC/Radio-Canada English and French Networks. This RFSA requires suppliers to complement CBC/Radio-Canada project teams with qualified Technical Installers to complete project assignments which are task-based. The primary tasks will be to mount equipment, run cabling, terminate the cable and connect it to the equipment. These assignments are related to a particular activity or initiative and would address a specific CBC/Radio-Canada need, which usually has a specified set of responsibilities. Tasks are finite work assignments which would require one or more Technical Installer’s to complete. A task contains a specific start and end date with a set of deliverables. Tasks are usually not large projects, although they may be subsets of a large project. Once the assignment is completed, as specified in the Purchase Order, the Technical Installer is released. Service Agreements (SA’s) are written agreements entered into between CBC/Radio-Canada and suppliers, whose intent is to establish a framework with Qualified Suppliers to permit the expeditious processing of legally binding contracts for specific services through a Statement of Work (SOW). SA’s establish a set of procurement procedures and include a minimum set of contract terms and conditions applicable to any resulting contract(s) formed by an executed SOW and shall be submitted as a Purchase Order for each executed SOW CBC/Radio-Canada, Governance and Engineering is responsible for the implementation and administration of technical facilities for Radio, Television & IT (Data/voice) across the country. Further details will be provided only in the RFSA document. 2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION: This RFSA is open only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFSA documents: 2.1 The Proponent must demonstrate that they have been in business for at least one (1) year, providing technical Installation services in a Broadcast /IT environment. 2.2 The Proponent must demonstrate that they have experience working in a Radio and/or Television Network Broadcast and IT (Data/voice) environment by providing two (2) references of North American broadcasters or IT projects to whom you have provided similar TECHNICAL INSTALLATION SERVICES to those which are proposed in reply to this RFSA. For each reference, the Proponent must include: name of contact, title of contact, phone number and email address. 2.3 The Proponent must be a North American company, with a legal business place in Canada. 3. TO OBTAIN THE RFSA DOCUMENTATION CBC/Radio-Canada uses MERX (https://www.merx.com/public/solicitations/open) and from here you can type CBC or Radio-Canada to manage its solicitation process. All Proponents must obtain the RFSA documents through MERX. Below is the link to the MERX Supplier User Guide for new users https://www.merx.com/cms-portals/MERX/cms/public/help/guides/supplieruserguide-v1.0.pdf Determine eligibility to participate based on the description of the objective statement for the RFSA. To obtain the documents the Proponent must be registered with MERX. If it is not already registered, please follow the MERX Supplier User Guide link above and/or call 1-800-964-6379. Once registered the mandatory requirements qualification form is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”. (this will also register you for the RFSA) Complete and sign the form by responding and providing evidence to support the claim, in other words, “yes” is not sufficient evidence to qualify Email the completed form to the contact indicated in section 5 of this document The document(s) to be completed and signed must be sent no later than Wednesday May 20th, 2026 to the CBC representative/ Radio-Canada responsible for this RFSA. Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of the company’s submission, it will receive an e-mail from MERX that the RFSA documents are ready for download. Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents. 4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA Any contact with CBC/Radio-Canada prior to obtaining the RFSA documentation must be undertaken by e-mail and addressed solely to the CBC/Radio-Canada Representative, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFSA must state the RFSA reference number (RFSA#TI20260331) in the “Subject” of the e-mail. James Coulman Senior Manager Supply Management CBC/Radio-Canada E-mail: james.coulman@cbc.ca CC : katie.files@cbc.ca Once the tender documents have been obtained, Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFSA documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFSA, must submit their questions through MERX no later than the date specified in PART I: INTRODUCTION, Table 1: Critical Dates in the RFSA Process of the main document. CBC/Radio-Canada reserves the right, at its discretion, to answer only those questions submitted through MERX. 5. RECEIPT OF PROPOSALS Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the MERX Website (www.MERX.com) no later than May 21st, 2026 at 8:00:00 pm, Eastern Time. The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not. Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFSA Submission Closing Date will not be accepted. Note: This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA). CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement. ************************************************* VEUILLEZ LIRE TOUT CE QUI SUIT EN PORTANT UNE ATTENTION PARTICULIÈRE AUX EXIGENCES ET AUX DATES. CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande d’arrangement en matière d’approvisionnement (DAA) relative à des services pour des installations techniques pour les réseaux anglais et français de CBC/Radio-Canada. L’entente conclue à la suite de cette DAA sera d’une durée de trois (3) ans. 1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS : CBC/Radio-Canada a besoin de services à la demande pour ses INSTALLATIONS TECHNIQUES, et elle souhaite établir des contrats-cadres de service avec des entreprises de l’industrie pour la fourniture de divers services et prestations connexes, au moment demandé et tel que demandé. La DAA correspondante a pour objet de recruter des fournisseurs qui, par l’intermédiaire de leurs installateurs techniques qualifiés et compétents, assureront les services requis aux fins de la fourniture d’installations techniques pour les réseaux anglais et français de CBC/Radio-Canada. Cette DAA fait appel à des fournisseurs pour compléter les équipes de projet de CBC/Radio-Canada. La Société compte intégrer dans ses équipes des installateurs techniques qualifiés chargés de réaliser des projets centrés sur les tâches. La tâche principale consistera à installer l’équipement, à passer et raccorder le câblage, et à le brancher à l’équipement. Ces projets portent sur des activités ou des initiatives particulières, et répondent à des besoins précis auquel est habituellement assorti un ensemble donné de responsabilités. Les tâches sont des mandats délimités qui devraient être accomplis par un ou plusieurs installateurs techniques. À chaque mandat correspondent une date de début, une date de fin et des livrables prédéterminés. Les mandats ne constituent généralement pas des projets importants, mais peuvent être des composantes d’un projet important. L’installateur technique est libéré une fois l’affectation menée à terme conformément au mandat de travail. Les arrangements en matière d’approvisionnement sont des ententes écrites entre CBC/Radio-Canada et des fournisseurs, dont le but est d’établir un cadre de procédures avec des fournisseurs qualifiés afin de permettre la création rapide d’engagements contractuels pour des mandats spécifiques par l’intermédiaire d’un cahier des charges. Un arrangement en matière d’approvisionnement établit un ensemble de procédures d’approvisionnement et inclut un minimum de modalités contractuelles applicables à tout contrat formé par la signature d’un cahier des charges et doit être présenté comme un bon de commande applicable à la signature de chaque cahier des charges. Le groupe Gouvernance et Ingénierie de CBC/Radio-Canada est chargé de la mise en œuvre et de l’administration des nouvelles installations techniques de la MRC pour la radio, la télévision et les TI (données/voix) partout au pays. D’autres détails seront fournis uniquement dans la documentation de la DAA. 2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER : Cette DAA est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DAA : 2.1 Le soumissionnaire doit faire la preuve qu’il est en activité depuis au moins un (1) an dans la fourniture de services pour des installations techniques dans le domaine de la diffusion ou des TI. 2.2 Le soumissionnaire doit faire la preuve de son expérience de travail dans un environnement de diffusion réseau pour la radio ou la télévision et en TI (données/voix), et présenter deux (2) références de radiodiffuseurs nord-américains ou de projets en TI à qui ou dans le cadre desquels il a fourni des services d’installations techniques semblables à ceux qui sont proposés en réponse à la DAA. Pour chaque référence, le soumissionnaire doit inclure : le nom de la personne-ressource, le titre de la personne-ressource, son numéro de téléphone et son adresse courriel. 2.3 Le soumissionnaire doit être une entreprise nord-américaine, avec un lieu d’affaires légal au Canada. 3. INSTRUCTIONS POUR OBTENIR LES DOCUMENTS DE LA DAA CBC/Radio-Canada utilise la plateforme MERX (https://www.merx.com/public/solicitations/open). Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DAA par l’intermédiaire de MERX. Vous trouverez ci-après le lien qui donne accès au Guide du fournisseur MERX pour les nouveaux utilisateurs : https://www.merx.com/cms-portals/MERX/cms/public/help/guides/guidedufournisseur-v1.0.pdf Déterminez votre admissibilité à la DAA en fonction de la description ou de l’énoncé des objectifs. Pour obtenir les documents, vous devez être inscrit auprès de MERX. Si vous ne l’êtes pas, veuillez suivre le lien vers le Guide du fournisseur MERX ci-dessus ou composer le 1 800 964-6379. Une fois votre inscription effectuée, vous pourrez accéder au formulaire de demande de qualification pour les exigences obligatoires dans la section Acceptation requise en cliquant sur « Placer une soumission » (cela servira aussi à vous inscrire à la DAA). Remplissez le formulaire en répondant aux questions et en fournissant des preuves à l’appui. Veuillez noter que répondre « oui » aux questions ne suffit pas pour être admissible. Envoyez le formulaire dûment rempli, par courriel, à la personne-ressource indiquée à la section 5 du présent avis. Le ou les documents à remplir et signer doivent être envoyés au plus tard le mercredi 20 mai 2026 au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la DAA. Après réception des documents demandés et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de la proposition, le soumissionnaire recevra un courriel de MERX indiquant que les documents de la DAA sont prêts à être téléchargés. Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents. 4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA Toute communication avec CBC/Radio-Canada avant d’obtenir les documents de la DAA doit se faire par courriel seulement, et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la DAA doivent comporter le numéro de référence de la DAA (DAA no TI20260331) dans la ligne d’objet. James Coulman Premier chef Gestion des approvisionnements CBC/Radio-Canada Courriel : james.coulman@radio-canada.ca CC : katie.files@radio-canada.ca Une fois les documents de la DAA obtenus, les soumissionnaires pourraient avoir besoin de clarifications ou de renseignements, ou y remarquer certaines omissions ou ambiguïtés. Si c’est le cas, ou s’ils ont un doute sur le sens de toute partie de la DAA, ils doivent soumettre leurs questions par l’intermédiaire de MERX au plus tard à la date précisée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DAA du document principal. CBC/Radio-Canada se réserve le droit, à sa discrétion, de ne répondre qu’aux questions soumises par l’intermédiaire de MERX. 5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS Les propositions doivent être reçues par CBC/Radio-Canada, par voie électronique dans le site web de MERX (www.merx.com) au plus tard le 21 mai 2026 à 20 h (heure de l’Est). Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Il ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non. Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DAA ne seront pas acceptées. Remarques : Le ou les contrats d’approvisionnement dérivés de cette DAA sont assujettis au chapitre Cinq (Marchés publics) de l’Accord de libre-échange canadien. CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec les soumissionnaires pour tout contrat d’approvisionnement. Bidding and Documents are available on http://www.merx.com. Fees may apply; See https://www.merx.com/public/pricing for more information.